Tietosuoja Säätiöt ja rahastot ry:ssä (jäljempänä ”Yhdistys”)
Laadittu 27.4.2018, päivitetty 15.5.2019
Pidämme meille henkilötietoja antaneiden yksityisyyttä ja tietosuojaa erittäin tärkeänä. Olitpa jäsenemme, koulutukseen tai tilaisuuteen osallistuja, uutiskirjeen tilaaja tai muun sidosryhmämme edustaja, tietojasi käsitellään suojatusti.
Henkilötietojen käsittely Yhdistyksessä
Yhdistyksen toiminta edellyttää usein henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi silloin kun hallitus käsittelee uuden jäsenhakemuksen tai toimiston henkilökunta järjestää koulutuksia ja tapahtumia. Koska Yhdistyksen jäsenet ovat yhteisömuotoisia, henkilötiedot koskevat usein jäsenten virallisten edustajien tai yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia Yhdistyksen lakisääteisistä velvoitteista sekä tuottaa jäsenpalveluita ja jäsenviestintää, toteuttaa jäsenmaksulaskutus sekä palvella sidosryhmiin liittyvää tiedottamista ja tapahtumien järjestämistä.
Tyypilliset henkilötietojen käsittelytilanteet Yhdistyksessä
Jäseniltä kerätään heidän edustajiensa henkilötietoja Yhdistyksen toiminnan mahdollistamiseksi. Henkilötiedot kerätään jäsenhakemusten jättämisen yhteydessä. Henkilötietoja saadaan myös jäsenyyden aikana esimerkiksi silloin, kun jäsen päivittää tietojaan tai pyytää tietojensa päivittämistä.
Uutiskirjeiden lähettämisen ja muun viestinnän yhteydessä käsitellään jäsenten ja kyseisten tiedotteiden tilanneiden henkilötietoja.
Kun henkilö ilmoittautuu Yhdistyksen järjestämään koulutukseen tai muuhun tapahtumaan, tietoja kerätään esimerkiksi laskutusta varten. Yhdistyksen perustehtäviä on myös edistää jäsenten verkostoitumismahdollisuuksia. Tästä syystä Yhdistys voi jakaa koulutus- tai muussa tilaisuudessa osanottajille listauksen tilaisuuden osallistujien nimistä sekä heidän edustamansa organisaation nimestä.
Tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään Yhdistyksen kuuluvilta sidosryhmiltä saaduilla tiedoilla tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten.
Yhdistyksen sisäisessä toiminnassa on käytössä Seloste käsittelytoimista (tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti).
Tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä
Säätiöt ja rahastot ry (1952675-8) Fredrikinkatu 61A
00100 Helsinki
Puh. 096818949
info(at)saatiotrahastot.fi
Yhteyshenkilö
Martin Löfman
Fredrikinkatu 61A 00100 Helsinki
info(at)saatiotrahastot.fi
+358 40 766 5681
2 Henkilötietojen käsittely
Käsittelemme henkilötietoja, seuraavilla perusteilla ja tarkoituksiin:
| Käsittelyn tarkoitukset | Käsittelyn oikeusperuste | Henkilötietoryhmät |
|---|---|---|
| Henkilötietoja käsitellään jäsenyyden hoitamiseksi- Yhdistyksen sääntöjen mukaiseen toimintaan – Jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. | Tietosuoja-asetuksen 6 art., kohta 1.c) ja yhdistyslaki 11 § | Jäsenyhteisöjen edustajat ja yhteyshenkilöt: Jäsenrekisteriin kerätään jäsenhakemuksen yhteydessä ilmoitetun yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite). – Myös silloin kun yhteystietojen muutoksista ilmoitetaan rekisterinpitäjälle |
| Uutiskirjeiden lähettäminen | Rekisteröidyn antama suostumus (6 art., kohta 1.a) | Uutiskirjeen tilanneiden: – Nimi – Puhelinnumero – Sähköpostiosoite |
| Koulutusten ja muiden tilaisuuksien järjestäminen | Sopimuksen perusteella (6 art., kohta 1.b) sekä suostumuksen 1.a kohdan nojalla | Koulutukseen ilmoittautuneen: – Nimi – Puhelinnumero – Sähköpostiosoite – Erityisruokavalio, jos ilmoittaja haluaa ilmoittaa tiedon. Kyseessä on erityinen henkilötieto, jonka käsitteleminen vaatii rekisteröidyn nimenomaisen suostumuksen. Tieto on pakko ilmoittaa, jos rekisteröity haluaa koulutukseen tai tilaisuuden hintaan sisältyvää ja hänen erityisruokavalioonsa sopivaa tarjoilua. |
| Asiakassuhteiden ylläpito- Julkaisujen laskutus | Sopimuksen perusteella (6 art., kohta 1.b) | Yhdistyksen julkaisujen ostajat: – Nimi – Puhelinnumero – Sähköpostiosoite |
| Työntekijöiden rekrytointi | Suostumus (6 art., kohta 1.b) | Työnhakijan: – Nimi – Puhelinnumero – Sähköpostiosoite – Kotiosoite |
| Tiedot, jotka on saatu myös muilta kuin rekisteröidyltä itseltään. | ||
| Yhdistyksen ja sidosryhmien toiminnasta tiedottaminen | Oikeutettu etu (6 art. kohta 1.f)- Oikeutetun edun peruste:
1. Yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen sidosryhmille ja muille intressitahoille 2. Tietojen käsittely on tarpeen yllä mainitun oikeutetun edun saavuttamiseksi 3. Henkilötietoja käsitellään tiedottamiseen ja käsittely ei ole laajamittaista. Rekisteröidyn oikeuksiin ja intresseihin kohdistuva vaikutus on pieni. | Nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero – Henkilötiedot on saatu Yhdistyksen sidosryhmiltä. – Osittain myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä |
Yhdistys ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3 Tietojen vastaanottajat
Henkilötietoja vastaanottaa Säätiöt ja rahastot ry ja tietoja käsittelevät Yhdistyksen työntekijät, vain työtehtäviensä oikeuttamassa laajuudessa.
Yhdistyksen käyttämien jäsen-, julkaisu- ja yhteystietojärjestelmien ohjelmistotoimittajilla on myös sopimukseen perustuva käsittelyoikeus tietoihin.
Tiedot voidaan laissa säädetyn velvollisuuden täyttämiseksi toimittaa viranomaisille.
Koulutus- tai muussa tilaisuudessa Yhdistys voi jakaa osanottajille listauksen tilaisuuden osallistujien nimistä sekä heidän edustamansa organisaation nimestä.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
4 Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietoja niin kauan, kuin se on edellä kuvattuihin käsittelytarkoituksiin tarpeen ja oikeutettua. Jäsenyhteisöjen edustajien ja yhteyshenkilöiden tiedot säilytetään koko jäsenyyden ajan. Uutiskirjeiden tilanneiden tiedot säilytetään, kunnes tilaus peruutetaan.
Henkilötietoja voidaan, joko kokonaan tai osittain, säilyttää tätä pidemmän ajan, mikäli Yhdistyksellä on säilyttämiseen laissa, kuten kirjanpitolaissa, rikoslaissa, työsopimuslaissa tai yhdistyslaissa säädetty peruste tai mikäli henkilötietojen pidemmälle säilyttämiselle on jokin muu oikeutettu peruste.
Henkilötiedot tuhotaan ilman aiheetonta viivytystä heti, kun tietojen säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.
Yhdistys arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Yhdistys huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla.
5 Oikeutesi rekisteröitynä
Sinulla on oikeus pyytää:
- pääsyä henkilötietoihisi sekä vaatia itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
- henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; ja
- saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Otathan huomioon, että tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit käyttää yllämainittuja oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuihin yhteystietoihin.Mikäli katsot tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiesi tulleen loukatuiksi, voit tehdä asiasta valituksen valvontaviranomaiselle (tietosuojavirastolle).