Tervetuloa Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan ensimmäiseen ”Säätiöille lain lukua” -blogikirjoitukseen.

Tervetuloa Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan ensimmäiseen ”Säätiöille lain lukua” -blogikirjoitukseen. Blogissa käsittelen neuvottelukunnan jäseniä kiinnostavia ajankohtaisia juridisia aiheita. Käsiteltävät aiheet voivat koskea kaikkea yleisestä verotus- ja oikeuskäytännöstä aina yksityiskohtaisiin esimerkkeihin tai viranomaistoimintaan.

Näin alkuvuodesta säätiöissä alkavat valmistelut tilinpäätöksen laatimista varten. Siinä ei sinänsä ole mitään uutta, mutta uuden säätiölain asettamat vaatimukset aiheuttavat tänä vuonna aiempaa enemmän pohdittavaa säätiöissä. Erityisesti toimintakertomuksen laatiminen uuden säätiölain mukaan (jota sovelletaan jo vuodelta 2015 laadittavaan toimintakertomukseen) on mietityttänyt säätiöissä – syystäkin.

Toimintakertomuksen laatimista ohjataan eri tahojen säännöksillä ja ohjeilla. Ohjeiden päällekkäisyydet voivat jossain määrin aiheuttaa sekaannusta. Keskeisimmät säännökset ovat säätiölaki, mukaan lukien hallituksen esitys, kirjanpitolaki sekä kirjanpitolautakunnan (Kila) ohje lähipiiritoimien esittämisestä säätiön toimintakertomuksessa. Lisäksi Säätiön hyvä hallinto -oppaassa neuvotaan käytännönläheisesti, mitkä asiat toimintakertomuksessa tulee esittää. Oppaasta löytyy myös raportoinnin helpottamiseksi lähipiiritaulukko-malli. Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta on myös juuri lähettämässä jäsenkunnalleen lähipiiriohje-mallin sekä ilmoituslomakkeen, jolla voidaan raportoida lähipiiritoimet hallitukselle. Tuo lomakemalli koskee nyt lähinnä vuoden 2015 toimintakertomusta, jolloin kaikki lähipiiritoimet eivät välttämättä ole vielä vuoden mittaan tulleet säätiön hallituksen tietoon, eikä niitä siten ole käsitelty jo ”syntyessään” säätiölain vaatimalla tavalla.

Säätiön on monista muista yhteisöistä poiketen aina, sen koosta tai toiminnasta riippumatta, laadittava toimintakertomus. Suurille säätiöille on vielä asetettu lisävaatimuksia toimintakertomukseen sisällyttävistä tiedoista. Toimintakertomuksen sisältövaatimukset on laissa säädetty. Uuteen säätiölakiin lisättiin vielä uusia pakottavia sisältövaatimuksia. Vapaaehtoisessa vuosikertomuksessa puolestaan voi vapaammin kertoa toiminnasta tilikauden aikana.

Toimintakertomuksessa on kirjanpitolain mukaisesti oltava tiedot olennaisista tapahtumista tilikauden aikana ja sen päättymisen jälkeen sekä arvio säätiön todennäköisestä tulevasta kehityksestä. Jos toimintaan sisältyy tutkimus- ja kehitystoimintaa sen laajuudesta pitää olla selvitys. Lisäksi toimintakertomuksessa on säätiölain mukaisesti ilmoitettava millä tavoin säätiö on toiminut tarkoituksensa toteuttamiseksi.

Säätiön lähipiirin osalta on tarkat vaatimukset siitä, mitä toimintakertomuksessa on raportoitava. Toimintakertomuksessa annettavien lähipiiritietojen avulla on haluttu edistää säätiön avoimuutta sekä tehostaa viranomaisten valvontaa siitä, toimiiko säätiö tarkoituksensa toteuttamiseksi ja noudatetaanko säätiössä lähipiirisäännöksiä. Kila on katsonut, että avoimuustavoitteen toteutumista edesauttaa se, että säätiö laatii toimintakertomukseensa yleiskuvauksen niistä periaatteista, joita se noudattaa mahdollisissa lähipiiritoimissa. Omalle säätiölle on mahdollisesti jo nyt laadittu lähipiiriohje, jolloin sieltä on helppo poimia ainakin se kohta toimintakertomukseen, jossa kyseiset periaatteet käsitellään.

Tähän saakka toimintakertomuksen laadinta on vielä aika selkeää. Hankalammaksi se muuttuu, kun aletaan pohtia, mitä on ilmoitettava mistäkin toimesta sekä mitkä tiedot voidaan esittää yhdisteltyinä ja mitkä yksilöitynä.

Lähtökohta on se, että toimintakertomuksessa esitetään suppean lähipiirin kanssa tehdyt toimet (SL 1 luvun 8 §:n 1 momentin 1—4 ja 6 kohdassa, lukuun ottamatta momentin 5 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai ihmisten määräysvallassa olevaa yhteisöä ja säätiötä).

Tietoina ilmoitetaan lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun rahallinen arvo. Tiedot voidaan jaotella säätiölain lähipiiripykälän mukaisella tavalla kunkin kohdan tarkoittamien lähipiiriin kuuluvien yhteenlaskettuihin kokonaan tai osittain vastikkeettomiin etuihin ja muihin taloudellisiin toimiin. Pienemmissä säätiöissä on lisäksi hyvä muistaa, että jos lähipiiripykälän kolmanteen ryhmään ”säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen” kuuluu vain yksi johtaja, kuten asiamies, tämän tiedot voidaan yhdistää ”säätiön hallitusta ja hallintoneuvostoa” koskevaan toiseen kohtaan.

Kila on antanut tarkempia ohjeita miten tiedot voidaan yhdistää ja suosittelee, että yhdistelymahdollisuutta käytettäessä huomioidaan olennaisuusperiaate. Tieto on olennainen silloin, kun sen pois jättämisen tai väärin ilmoittamisen voidaan kohtuullisesti odottaa vaikuttavan päätöksiin, joita tiedon käyttäjät tekevät säätiön tilinpäätösten perusteella. Kila esittää että tiedot esitetään yksilöidysti ainakin silloin, kun kyseessä on olennainen ja tavanomaisesta poikkeava toimi.

Uudessa säätiölaissa on, tietyin edellytyksin, mahdollistettu säätiön varojen lainaaminen lähipiirille. Vastaavasti on säädetty tarkat vaatimukset siitä, mitkä tiedot lainoista ja vastuusitoumuksista tulee raportoida toimintakertomuksessa. Ihmetystä on herättänyt vaatimus siitä, että toimintakertomuksessa on erikseen ilmoitettava rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset lähipiiriin kuuluville ja näiden puolesta sekä niiden pääasialliset ehdot, jos rahalainojen, vastuiden ja vastuusitoumusten yhteismäärä ylittää 20 000 euroa tai viisi prosenttia säätiön taseen omasta pääomasta. Tämä tarkoittaa sitä, että edellisessä kappaleessa käsitellyistä lähipiiritoimista on vielä erikseen ilmoitettava suppean lähipiirin rahalainojen, vastuiden ja vastuusitoumusten pääasialliset ehdot, jos nämä ylittävät 20 000 euroa. Lisäksi on ilmoitettava, miten lainat, vastuut ja vastuusitoumukset liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon.

Toimintakertomuksessa on myös raportoitava tieto säätiön hankkimasta määräysvallasta toisesta kirjanpitovelvollisesta tai jos säätiö on ollut osallisena sulautumiseen tilikaudella. Toimintakertomuksessa on lisäksi tiedotettava säätiön sääntömuutoksista tilikauden aikana.

Lisäksi muistuttaisin, että henkilötietolaki asettaa rajoituksia sellaisten terveydentilaa koskevien ja muiden arkaluonteisten tietojen käsittelylle, joista asianomainen henkilö on tunnistettavissa. Tällainen lakimääräinen rajoitus ei ole peruste jättää täyttämättä säätiölain mukaisia julkistamisvelvoitteita, mutta se on otettava huomioon lähipiiritietojen esittämistavassa.

Käyttäkää hyödyksenne Säätiön hyvä hallinto -opasta toimintakertomuksen laatimisessa, se auttaa pahimman yli. Tsemppiä toimintakertomuksen laatimiseen ja tervetuloa Neuvottelukunnan toimintakertomuskoulutukseen helmikuussa (jo mukaan ilmoittautuneille)!

Martin
martin.lofman@saatiopalvelu.fi

P.S. Lähettäkää meiliä kysymyksistä ja aiheista, jotka askarruttavat säätiössänne ja joista haluaisitte oppia lisää blogin tai koulutusten kautta!